ダメなチェックシートで記入依頼してないですか？

チェックシート的な何かを相手方に依頼する場合のやってはいけない例をまとめました

はじめに

自分は他社からいただくチェックシートをたくさん記入していました。

自分もそうでしたが、多くの会社では、チェックシートを記入する人が専任でいるわけがありません。通常の業務の時間の中で対応しています。記入していると、とてもとても困るものがでてきます。記入する側としてもアンチパターンに該当する場合は、精神的負担・肉体的負担がとても高くなってしまいます。

どうか、依頼する方々。対応しやすいフォーマットで依頼してきてください。

思い当たるところがあれば、次の依頼からでもお願いします。

文書が郵送で送られてくる

残念ながらちょっと時代ハズレです。手書きは作業コストがものすごく高いです。

ITをちゃんと活用しましょう。依頼する側もこれだと集計するのに手作業になってませんか？

PDFが送られてくる

IT化が違う方向に進んでしまった例の一つ。

印刷して手書きして欲しいらしいのですが、手書きは作業コストが高いんです。

PDFにもデータとして書き込めますが正直面倒だし時間がかかります。

PDFなのでこれも集計は手作業ですよね。依頼する側も無駄な時間を使うことになってしまいます。

アンケートサイトのURLが送られてくる

これもIT化が違う方向に進んでしまった例です。目的と手段があっていません。依頼する側は自動で集計もされるのでとても楽なんでしょうけど、会社としての回答を出す場合には、一般的に社内の承認・決裁が必要になります。

アンケートサイトの場合、記入した情報がそのまますぐに相手先に送られてしまいますので、承認・決裁をとることができません。

また、このようなチェックシートは事件・事故があった場合に、証拠書類として採用しますよね。なので、依頼を受ける側にもちゃんとデータが残っていないと困ります。

絶対にアンケートサイトを使ってはいけません。

過剰に保護されたエクセルシート

シートの保護機能を使ってはいけません。依頼する側としては、

• 体裁が崩れる
• 設問が変わってないか確認する手間を省きたい
• 選択肢を限定し集計を楽にしたい

などの思惑があるのかもしれません。だけど、過剰に保護されたエクセルシートはセルのサイズを変更出来なくなります。そのため、データ上は入力されているけれども、セルからはみ出てしまった部分が見えなくなってしまうという問題が発生します。

それと、ネ申エクセルは論外です。

要求レベルが高すぎる

チェックシートで要求している対応のレベルが高すぎることはないですか？

委託内容によっては専門性があるので、専門分野に対しては、それなりに高いレベルの対応を要求するのは普通ですが、それ以外の部分について、自社よりもレベルの高いことを要求しても無駄です。自社と同程度の対応レベルを要求しましょう。

いくら委託先の対応レベルが高くても、自社の対応レベルには関係ないです。

多すぎる設問

各社の基準はさまざまですが、チェックシートを記入するのにも時間がかかることを認識してください。だいたい設問数が30を越えると多いなーという印象です。

どうしても設問数が多くなってしまうこともあると思いますが、その場合には、記入する為の期間を長くする（目安は２−３週間）など書き手のことも考慮してください。

「長い」と思うかもしれません。専任で対応している会社なんてありません。

長いと思うのであれば、どうぞご自身で一度回答を作ってみてください。
回答が作れない場合、他社からいただいた回答に書いてあることをそのまま転記してみてください。どのくらい時間がかかるか多少は想像できると思います。

自社規定を押し付けている

各社の文化・環境は様々です。なので、依頼してくる会社の規定そのものに適合させることはできないです。同じようなことをさせたい場合は、内容を噛み砕き、本質についての設問を作ってください。

あと、依頼してくる会社の社内規定に従って欲しいって書いている場合、ちゃんとその規定も送付してくださいね。

添付されてなければ内容もわからないですし、記入側で内容を噛み砕くこともできないです。「社外秘だから出せません。」とかは言わないでくださいね。

社内用語を使っている

エスパーじゃないので、相手の会社の社内用語なんてわかりません。ちゃんと一般用語で質問をお願いします。

あと、「社内用語」を「一般用語」と思っている人もたまに見受けられます。もっと困るのは、「一般用語」を別な意味をもたせた「社内用語」にしているパターン。お手上げです。

社内から社内用語を撤廃してください

主語・述語・目的語が足りていない

設問の前後関係から推察することもありますが、正しく記載されていないと、何について確認したいのかわからないことがあります。

設問の意図がちゃんと伝わるように書いてください。

「短くて曖昧な表現」と「長くても明確な表現」であれば、確実に後者が必要です

一問一答になってない

一つの設問の中に複数の設問が含まれているケースが見受けられます。

自由回答でコメントを書くのであれば対応できますが、「◯」「×」での二者択一方式の場合、回答ができない場合があります。

設問は必ず一問一答にしましょう

成熟度を問うてはいけない

解答欄が「◯」「△」「×」など、段階を分けていることがあります。

質問者としては、できてない場合の救済措置のようなものかもしれませんが、何を持って「△」とするのかの軸や観点は人によって大きくぶれます。

成熟度を回答者に判断させるような設問はやめましょう

回答できない設問がまざってる

チェックシートを作っている人は、自分で試しに回答してますか？

たまに、コメントでの回答を求めているのに、欄が「◯」「×」しか選べないことがあります。相手が他に依頼する前に自分で一度記入してみましょう

否定疑問文は使ってはいけない

否定疑問文知ってますか？

「◯◯していませんか？」というものです。

多くの場合、「◯」「×」での回答を求められますが、否定したい場合は、「◯」「×」どちらでしょう？

日本語的な解釈であれば、

「◯◯していませんか？」→「はい、していません」→「◯」

となりますが、英語圏では、

「◯◯していませんか？」→「いいえ、していません」→「×」

となってしまいます

特に外資系企業の方が、翻訳したチェックシートを送ってきた際にこのような否定疑問文が使われているとどちらで回答していいのかわからないです。

否定疑問文は使ってはいけません

第三者認証を活用しましょう

ISMSやPマークをはじめとした第三者認証には、絶対に実施しないといけない項目が多数含まれています。

つまり、これらの第三者認証を取得していれば、認証の審査をした機関によって、実施状況の確認をしていますので、チェックシートなどで改めて確認する必要はどこにもないはずです。

各種の第三者認証に、どのような規定があるのか確認し、記入する側の負担を減らすことも考慮しましょう